Автоматизация учета

Складской учет в торговле.

Вариант складского учета был рассмотрен в статье Складской учет на производстве, где представлена оптимальная модель учета материалов и соответствующего документооборота. В этой модели было использовано пять системных счетов, один из которых - 2000, отражал учет затрат материалов по продукции. В этой части учетной модели (счет 2000) заложен большой потенциал развития более сложного и полного учета затрат на производстве, с возможностью получения полной производственной себестоимости продукции (услуг), включая все выполненные работы. Такая модель будет рассмотрена в следующих статьях.

Теперь поставим другую задачу - создать оптимальную учетную среду для торговых складов (одного или нескольких), функционирующих автономно, но тесно взаимодействующих с офисом, где формируются все учетные документы. При внешнем сходстве с предыдущей задачей в ней кроются отличия, связанные прежде всего с основной целью торговли - получением маржи (прибыли) на каждом проданном товаре.

Основной целью среды является количественный и стоимостной учет движения товаров на одном или нескольких складах, удаленных от офиса. Дополнительно необходимо проведение инвентаризации товаров по складам, возможно в любой момент времени с последующей корректировкой результатов (остатков). И наконец хотелось бы получить ту самую итоговую маржу в разрезе товаров и их групп.

Постановочные идеи

Складское хозяйство состоит из множества равноправных складов, на каждом из которых возможно выполнение операций: ПРИХОД, ПЕРЕДАЧА, СПИСАНИЕ, ОТПУСК, ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.

В качестве основного метода учета ТОВАРОВ должен использоваться ПАРТИОННЫЙ ЦЕЛЕВОЙ учет. Только в этом случае возможно однозначное доведение первичных стоимостей товаров до финишного процесса выявления их маржи (прибыльности) причем независимо от срока их хранения и использования. При оформлении любых учетных документов товар выбирается с точностью до партии. Что гарантирует абсолютно точный стоимостной баланс среды учета.

Идентификатором ПАРТИИ ТОВАРОВ должен быть учетный номер накладной прихода, который автоматически увеличивается на единицу для каждого нового документа до бесконечности. Замечание - нельзя путать учетный номер документа с печатным номером. Первый наращивается до бесконечности, являясь системным идентификатором. Второй - обнуляется в начале каждого года.

Учет движений и остатков товаров ведется по КОЛИЧЕСТВУ в единице измерения и по СТОИМОСТИ в ценах прихода каждой партии товаров без учета НДС, далее себестоимость товара.

Отпуск товаров клиентам производится по продажной стоимости с одновременным списанием их себестоимости.

Списание товаров в потери производится по себестоимости в разрезе товарных групп, явлющихся объектами учета бракованных или потерянных товаров.

Учетная среда должна обеспечить обработку следующих подзадач:

• Учет ПРИХОДА товаров
• Учет ОТПУСКА товаров
• Учет ПЕРЕДАЧИ товаров между складами
• Учет СПИСАНИЯ товаров в потери
• Учет ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ товаров

Под каждую подзадачу создается соответствующий учетный документ - накладная.

Системные счета

Для реализации учетной среды создадим следующий набор системных счетов:

Счет 4100 - отражает товары, хранящиеся в данный момент на складах в разрезе поступивших партий. По дебету счета показывается приход товаров, по кредиту - расход товаров.

Счет 4200 - отражает товары, проданные в данный момент со складов. По дебету счета показывается списание со склада товаров по себестоимости. По кредиту - отпуск товаров по продажной стоимости. В результате на этом счете кредитовое сальдо по каждому товару или товарной группе даст автоматически чистую маржу (прибыль), которую легко собрать и показать красиво во всех разрезах в итоговых аналитических отчетах.

Счет 4300 - отражает появление недостачи или излишка при проведении инвентаризации товаров на складах. По дебету счета показывается выявленная при ревизии недостача, по кредиту - выявленные излишки. Обороты счета удобно показывают все шероховатости и неточности складской жизни. Здесь наглядно осуществляется балансировка, того что есть с тем что имеется по документам.

Счет 4400 - отражает товары, списанные в потери по товарным группам. Списание товаров со склада показывается по дебету счета. По кредиту операции не предусмотрены. Хотя можно раз в месяц показывать по кредиту одной общей накопленной суммой потерь списание на финансовые результаты в корресподенции со счетом 4500, пока не предусмотрено другого счета, например 8000 (прибыль/убытки). В следующих моделях этот счет добавим.

Счет 4500 - отражает виртуальную отгрузку. А также предоставляет портирование не развитых далее проводок некоторых операций. Технически является заглушкой учетной среды во внешний мир для поддержания принципа двойной записи.

Аналитика системных счетов

Для получения требуемой детализации информации и возможности подведения итогов по объектам учета добавим следующую аналитику в системные счета:

Счет 4100 "Товары на складе"

Счет 4200 "Товары проданные"

Счет 4300 "Инвентаризация"

Счет 4400 "Потери"

Учетные документы

Поступление товаров на склад будет производиться по учетному документу "Накладная ПРИХОДА", в котором указывается поставщик и код склада для товаров.

Отпуск товаров со склада на сторону будет производиться по учетному документу "Накладная ОТПУСКА", в котором указывается покупатель и код склада товаров.

Передача товаров между складами будет производиться по учетному документу "Накладная ПЕРЕДАЧИ", в котором указываются склад 1 и склад 2 для перемещения товаров.

Списание товаров в потери будет производиться по учетному документу "Накладная СПИСАНИЯ", котором указывается код склада товаров.

Инвентаризация товаров на складе будет производиться по учетному документу "Накладная ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ товаров", котором указывается код склада, в предмете по выбранным товаров вводится фактический остаток, а недостача или излишки по нему расчитываются автоматически на дату документа по данным учета.

Автоматические операции

При вводе и проведении учетных документов складской среды выполняются следующие автоматические операции :

Перейти в оглавление статей