Автоматизация учета

Учет затрат и прибыли в сфере услуг.

Простой учет материальных затрат на конкретную продукцию был рассмотрен в статье Складской учет на производстве. Здесь был использован счет 20 с аналитикой: Продукция, Группа материалов, Код материалов, Партия материалов. Такая структура счета позоляет накапливать ПРЯМЫЕ затраты на единицу продукции с точностью до стоимости партии вовлеченных в процесс производства материалов. Что автоматически позволяет получать калькуляцию себестоимости продукции в части материалов через использование простейших аналитических отчетов по счету 20. При этом не требуется каких-либо сложных механизмов раскрутки затрат. На этом возможности и плюсы данного типа учета заканчиваются. Его ниша - локальные оценки первичной материальной себестоимости продукции в цеховых или складских подразделениях.

Теперь поставим более сложную задачу - создать оптимальную среду для учета и калькуляции затрат на предприятии в сфере услуг. Причем затраты на одну услугу должны включать материалы и работы, которые могут быть как ПРЯМЫМИ так и КОСВЕННЫМИ расходами. Косвенными расходами будут считаться расходы подразделения (бригады) и предприятия в целом, за исключением управленческих расходов, которые по определению должны относиться на финансовый результат предприятия. Т.е. производственная себестоимость услуги должна формироваться без какого-либо "искажения" непроизводственными расходами.

Постановочные идеи

Предприятие в сфере услуг состоит из производства и склада материалов. Ведется учет материалов, всех платежных операций, производственных и непроизводственных расходов в процессе реализации услуг. На складе материалов возможно выполнение стандартных операций: ПРИХОД, СПИСАНИЕ, ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.

В качестве основного метода учета МАТЕРИАЛОВ должен использоваться ПАРТИОННЫЙ ЦЕЛЕВОЙ учет. Только в этом случае возможно однозначное доведение первичных стоимостей материалов до объектов учета в производстве, причем независимо от срока их хранения и использования. При оформлении любых учетных документов материал выбирается с точностью до партии. Что гарантирует абсолютно точный стоимостной баланс среды учета.

Идентификатором ПАРТИИ МАТЕРИАЛОВ должен быть учетный номер накладной прихода, который автоматически увеличивается на единицу для каждого нового документа до бесконечности. Замечание - нельзя путать учетный номер документа с печатным номером. Первый наращивается до бесконечности, являясь системным идентификатором. Второй - обнуляется в начале каждого года.

Идентификатором УСЛУГИ должен быть учетный номер ЗАКАЗА, который автоматически увеличивается на единицу для каждого нового документа до бесконечности.

На каждый ЗАКАЗ списываются прямые и раскручиваются косвенные расходы ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, накопившиеся за месяц. Раскрутка выполняется пропорционально сумме прямых затрат каждого заказа подразделения.

На каждое ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ списываются прямые и раскручиваются косвенные расходы ПРЕДПРИЯТИЯ, накопившиеся за месяц. Раскрутка выполняется пропорционально сумме прямых затрат каждого подразделения, включая прямые затраты уровня заказов.

Учет движений и остатков материалов ведется по КОЛИЧЕСТВУ в единице измерения и по СТОИМОСТИ в ценах прихода каждой партии материала без учета НДС.

Списание материалов производится на предприятие в целом, на подразделения или непосредственно на заказы, являющиеся основными объектами учета затрат для сборки конечной производственной себестоимости.

Списание работ (услуг), в том числе сторонних, производится на предприятие в целом, на подразделения или непосредственно на заказы, являющиеся основными объектами учета затрат для сборки конечной производственной себестоимости.

Учетная среда должна обеспечить обработку следующих подзадач:

• Учет ПРИХОДА материалов
• Учет СПИСАНИЯ материалов в производство
• Учет СПИСАНИЯ материалов в потери
• Учет ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ материалов
• Учет РАСХОДОВ на заказы (кроме материалов)
• Учет ОТПУСКА услуг
• Учет ПРИХОДА кассы
• Учет РАСХОДА кассы
• Учет ПРИХОДА банка
• Учет РАСХОДА банка
• Учет ЗАТРАТ
• Учет ПРИБЫЛИ,

Под каждую подзадачу создается соответствующий учетный документ - накладная, ордер, поручение.

Системные счета

Для реализации учетной среды создадим следующий набор системных счетов:

Счет 2000 - отражает производственные расходы по заказам, которые раз в месяц после раскрутки списываются на реализацию в корресподенции со счетом 4600 (реализация услуг).

Счет 4100 - отражает материалы, хранящиеся в данный момент на складе в разрезе поступивших партий. По дебету счета показывается приход материалов, по кредиту - расход материалов.

Счет 4300 - отражает появление недостачи или излишка при проведении инвентаризации материалов на складе. По дебету счета показывается выявленная при ревизии недостача, по кредиту - выявленные излишки. Обороты счета удобно показывают все шероховатости и неточности складского оборота. Здесь наглядно осуществляется балансировка, того что есть с тем, что имеется по документам.

Счет 4400 - отражает управленческие расходы, материалы и работы, которые отнесены к сфере управления предприятием. Раз в месяц эти расходы списываются на финансовый результат в корресподенции со счетом 8000 (прибыль/убытки).

Счет 4500 - отражает виртуальную отгрузку. А также предоставляет портирование не развитых далее проводок некоторых операций. Технически является заглушкой учетной среды во внешний мир для поддержания принципа двойной записи.

Счет 4600 - формирует производственную прибыль при реализации услуг по итогам месяца. По дебету счета показываются производственные расходы, по кредиту - показывается доходы от реализации услуг покупателям. Кредитовое сальдо означает наличие производственной прибыли, подлежащей отнесению на финансовые результаты по счету 8000. Дебетовое сальдо означает убыточность деятельности уже на стадии производственного процесса и необходимости срочных мер по исправлению ситуации.

Счет 5000 - отражает наличные платежи в оплату материалов, работ (услуг). По дебету счета показываются наличные платежи от заказчиков услуг, по кредиту - наличные платежи в адрес поставщиков материалов, работ (услуг).

Счет 5100 - отражает безналичные платежи в оплату материалов, работ (услуг). По дебету счета показываются наличные платежи от заказчиков услуг, по кредиту - наличные платежи в адрес поставщиков материалов, работ (услуг).

Счет 6000 - отражает взаиморасчеты с поставщиками материалов, работ (услуг). По дебету счета показываются платежи в адрес поставщиков материалов, работ (услуг), по кредиту - показывается отгрузка материалов, работ (услуг) от поставщиков.

Счет 6200 - отражает взаиморасчеты с покупателями услуг (заказчиками). По дебету счета показывается отгрузка услуг в адрес заказчиков, по кредиту - показываются платежи от заказчиков.

Счет 8000 - формирует финансовые результаты хозяйственного оборота по итогам месяца. По дебету счета показываются управленческие расходы, по кредиту - показывается производственная прибыль. Кредитовое сальдо означает наличие прибыли, подлежащей распределению в соответствии с учетной политикой. Дебетовое сальдо означает убыточность всей деятельности предприятия и необходимости срочных мер по исправлению ситуации.

Аналитика системных счетов

Для получения требуемой детализации информации и возможности подведения итогов по объектам учета добавим следующую аналитику в системные счета:

Счет 2000 "Производственные расходы"

Счет 4100 "Материалы на складе"

Счет 4300 "Инвентаризация"

Счет 4400 "Управленческие расходы"

Счет 4600 "Реализация услуг"

Счет 5000 "Касса"

Счет 5100 "Банк"

Счет 6000 "Взаиморасчеты с поставщиками"

Счет 6200 "Взаиморасчеты с покупателями"

Счет 8000 "Прибыль и убытки"

Учетные документы

Поступление материалов на склад будет производиться по учетному документу "Накладная ПРИХОДА", в котором указывается поставщик.

Списание материалов со склада в производство в счет заказа будет производится по учетному документу "Накладная СПИСАНИЯ в производство", в котором указывается номер заказа.

Списание материалов в потери будет производиться по учетному документу "Накладная СПИСАНИЯ в потери".

Инвентаризация материалов на складе будет производиться по учетному документу "Накладная ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ материалов", в предмете которой по выбранным материалам вводится фактический остаток, а недостача или излишки по нему расчитываются автоматически на дату документа по данным учета.

Отпуск услуг с производства в адрес заказчика будет производиться по учетному документу "Накладная ОТПУСКА услуг (заказы)", в котором указывается покупатель и номер заказа.

Поступление наличных платежей от покупателей будет производиться по учетному документу "ПРИХОД кассы", в котором указывается покупатель и накладная отфактуровки (отпуска услуг).

Выполнение наличных платежей в адрес поставщиков материалов и работ (услуг) будет производиться по учетному документу "РАСХОД кассы", в котором указывается поставщик, накладная отфактуровки (прихода) и в случае работ (услуг) статья расходов.

Поступление безналичных платежей от покупателей будет производиться по учетному документу "ПРИХОД банка", в котором указывается покупатель и накладная отфактуровки (отпуска услуг).

Выполнение безналичных платежей в адрес поставщиков товаров и услуг (издержек) будет производиться по учетному документу "РАСХОД банка", в котором указывается поставщик, накладная отфактуровки (прихода) и в случае работ (услуг) статья расходов.

Автоматические операции

При вводе и проведении учетных документов складской среды выполняются следующие автоматические операции :

Замечания

В настоящей методике расходы по выполненным работам персонала вводятся через расходные кассовые ордера. Но можно вставить в среду блок несложной зарплаты и организовать автоматическое формирование начисленной зарплаты по заказам.

Методика раскрутки затрат по подразделениям и продукции (услугам) изложена в отдельной статье данного цикла.

Перейти в оглавление статей