Автоматизация учета

Автоматизация отфактуровки платежей.

При большем количестве платежей за поставленные товары или услуги и отсутствии возможности их ручной разборки и/или отфактуровки по документам возникает острая необходимость автоматизации этого процесса в управленческом учете. Но необходимо помнить, что это можно делать только при согласовании с плательщиком такого подхода к выверке (балансу) взаморасчетов.

Автоматизация отфактуровки платежей может быть организована во всех учетных средах, где есть системные счета взаиморасчетов со следующим минимальным набором аналитики.

Основным элементом отфактуровки (сверки расчетов) является счет на оплату. В упрощенном варианте учета его аналогом может выступать накладная отпуска, если в документообороте соблюдается принцип "один счет - одна накладная". При использовании приведенной структуры системного счета будет всегда возможен анализ взаиморасчетов в целом по клиенту, в целом по конкретному счету, на любой момент времени с начала отчетного периода, с подробной детализацией "покрытия" счетов наличными или безналичными конкретными платежами.

Принцип автоматизации отфактуровки платежей заключается в следующем. После ввода очередной порции платежных документов в учетную среду или в конце операционного дня запускается автоматический процесс, например старшим сотрудником на участке расчетов. Этот процесс, используя все суммы новых платежей, разбрасывает их по неоплаченным счетам соответствующего клиента в порядке возрастания их дат. При полном "покрытии" суммы счета производится переход к следующему неоплаченному счету и т.д.

При этом возможны две равноправные ситуации. Первая - один счет закрывается несколькими платежами, в т.ч. частью некоторых платежей. Вторая - один платеж закрывает несколько счетов, в т.ч. часть некоторых счетов. Это нормально, если взаимоотношения с клиентом (договорные) допускают это и баланс расчетов периодически оформляется в виде протокола взаиморасчетов с использованием данных подобной отфактуровки.

Для реализации автоматического процесса отфактуровки платежей необходимы учетные документы: поручение, кассовый ордер, и самое главное - отфактуровочная служебная таблица, которая в самом простом варианте может иметь следующую структуру:

Отфактуровочная таблица каждый раз при запуске процесса отфактуровки очищается и заполняется заново по текущим (актуальным) данным учета и документов. Таблица состоит из трех блоков записей: 1 блок - содержит данные по неоплаченным полностью счетам, 2 блок - содержит данные по неиспользованным полностью платежам, 3 блок - содержит новые сочетания отфактуровок Счет-Платеж.

В начале обработки по данным учета формируются записи 1 и 2 блока, причем СуммаОбр и ОстатОбр равны неотфактурованной части счета и неиспользованной части платежа соответственно в 1 и 2 блоке. Далее процесс обработки сканирует для КАЖДОГО КЛИЕНТА записи 1 блока с ненулевым остатком обработки и для каждой записи 1 блока сканирует (ищет) в записях 2 блока платежи с ненулевым остатком обработки. При успешном поиске формируются записи 3 блока с отфактурованной суммой, а в записях 1 и 2 блока производится уменьшение остатка на данную сумму. Процесс прекращается когда больше нет записей 1 блока с остатком обработки больше нуля, либо для записей 1 блока нет платежей во 2 блоке с остатком обработки больше нуля.

Приведенный выше алгоритм отфактуровки однаково успешно решает, как закрытие одного счета несколькими платежами, так и закрытие несколько счетов одним платежом. Покажем пример обработанной таблицы отфактуровки с фрагментом данных для одного клиента, например с кодом 511.

Таблица отфактуровки до формирования 3 блока.

Таблица отфактуровки после формирования 3 блока.

Как видно из таблицы - имеющихся на момент отфактуровки платежей клиента 511 хватило на полное закрытие счетов 101 и 102 и частичное покрытие счета 103, у которого остался неоплаченный остаток 1000 рублей. При поступлении новых платежей этот остаток автоматически будет закрыт. Прочерком обозначены не имеющие смысла ячейки таблицы. В реальной базе данных их можно заполнять нулем или другим условным обозначением.

Теперь самое главное - для чего используется 3 блок. Преже всего записи 3 блока это готовые исходные данные для формирования отфактуровочных проводок на системном счете взаиморасчетов. В данном случае счете 62 "Расчеты с покупателями". Автоматическая операция "Отфактуровка платежей" должна стартовать сразу после формирования 3 блока, сканируя эти записи и порождая по каждой из них одну проводку: Дб 50 - Кр 62 или Дб 51 - Кр 62.

Вышеизложенный способ автоматизации отфактуровки платежей носит универсальный характер. Например, его можно применять и в отношении своих платежей в адрес поставщиков (счет 60). Кроме этого способ может быть существенно расширен. Например, его можно использовать в отношении физлиц и юрлиц одновременно. Можно, добавив в отфактуровочную таблицу Год и Месяц, разделить отфактуровку строго по месяцам в рамках одног клиента. Можно использовать дополнительные учетные товарные документы (например, возврат товаров) или другие средства платежей, включая их в соответствующий блок обработки, как источник денежного покрытия счетов.

Перейти в оглавление статей