Автоматизация учета

Складской учет с платежами.

Вариант складского учета был рассмотрен в статье Складской учет в торговле, где представлена оптимальная модель учета товаров и соответствующего документооборота. В этой модели было использовано пять системных счетов, один из которых - 4200, отражал учет продаж товаров. В этой части учетной модели (счет 4200) заложен потенциал развития более полного учета торговой наценки, с возможностью получения торговой прибыли за период, включая все прямые и косвенные расходы торгового предпрятия. Такая модель будет рассмотрена в следующих статьях.

Теперь дадим развитие предыдущей задаче - добавим в учетную среду для торговых складов функцию учета платежей и взаиморасчетов. Фактически это уже склад работающий рядом с офисом - территориально или логически. В этой среде будут формироваться все платежные учетные документы и вестись взаиморасчеты, а значит возникает необходимость отфактуровки назначения сумм платежей. Это очень большая тема с различными вариантами решений. Здесь будет выбран пока самый простой, а в дальнейшем мы вернемся к развитию данного вопроса.

Основной целью среды является количественный и стоимостной учет движения товаров на одном или нескольких складах, находящихся рядом с офисом, и учет платежей в наличной и безналичной форме. Дополнительно необходимо проведение инвентаризации товаров по складам и получение итоговой маржи в разрезе товаров и их групп.

Постановочные идеи

Складское хозяйство находится вблизи офиса и состоит из множества равноправных складов, на каждом из которых возможно выполнение операций: ПРИХОД, ПЕРЕДАЧА, СПИСАНИЕ, ОТПУСК, ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ. Кроме этого ведется учет всех платежных операций: Приход/Расход КАССЫ, Приход/Расход БАНКА.

В качестве основного метода учета ТОВАРОВ должен использоваться ПАРТИОННЫЙ ЦЕЛЕВОЙ учет. Только в этом случае возможно однозначное доведение первичных стоимостей товаров до финишного процесса выявления их маржи (прибыльности) причем независимо от срока их хранения и использования. При оформлении любых учетных документов товар выбирается с точностью до партии. Что гарантирует абсолютно точный стоимостной баланс среды учета.

Идентификатором ПАРТИИ ТОВАРОВ должен быть учетный номер накладной прихода, который автоматически увеличивается на единицу для каждого нового документа до бесконечности. Замечание - нельзя путать учетный номер документа с печатным номером. Первый наращивается до бесконечности, являясь системным идентификатором. Второй - обнуляется в начале каждого года.

Учет движений и остатков товаров ведется по КОЛИЧЕСТВУ в единице измерения и по СТОИМОСТИ в ценах прихода каждой партии товаров без учета НДС, далее себестоимость товара.

Отпуск товаров клиентам производится по продажной стоимости с одновременным списанием их себестоимости.

Списание товаров в потери производится по себестоимости в разрезе товарных групп, явлющихся объектами учета бракованных или потерянных товаров.

Идентификатором ОТФАКТУРОВКИ платежей при взаиморасчетах должен быть номер соответствующей накладной (прихода, отпуска), который вводится вручную в платежные документы учетной среды при разборке счетов на оплату. Нулевой номер накладной будет означать неотфактурованный платеж, требующий своей разборки. Но такой платеж все равно может участвовать в общем балансе взаиморасчетов с конкретным поставщиком или покупателем.

Учетная среда должна обеспечить обработку следующих подзадач:

• Учет ПРИХОДА товаров
• Учет ОТПУСКА товаров
• Учет ПЕРЕДАЧИ товаров между складами
• Учет СПИСАНИЯ товаров в потери
• Учет ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ товаров
• Учет ПРИХОДА кассы
• Учет РАСХОДА кассы
• Учет ПРИХОДА банка
• Учет РАСХОДА банка

Под каждую подзадачу создается соответствующий учетный документ - накладная, ордер, поручение.

Системные счета

Для реализации учетной среды создадим следующий набор системных счетов:

Счет 4100 - отражает товары, хранящиеся в данный момент на складах в разрезе поступивших партий. По дебету счета показывается приход товаров, по кредиту - расход товаров.

Счет 4200 - отражает товары, проданные в данный момент со складов. По дебету счета показывается списание со склада товаров по себестоимости. По кредиту - отпуск товаров по продажной стоимости. В результате на этом счете кредитовое сальдо по каждому товару или товарной группе даст автоматически чистую маржу (прибыль), которую легко собрать и показать красиво во всех разрезах в итоговых аналитических отчетах.

Счет 4300 - отражает появление недостачи или излишка при проведении инвентаризации товаров на складах. По дебету счета показывается выявленная при ревизии недостача, по кредиту - выявленные излишки. Обороты счета удобно показывают все шероховатости и неточности складской жизни. Здесь наглядно осуществляется балансировка, того что есть с тем что имеется по документам.

Счет 4400 - отражает товары, списанные в потери по товарным группам. Списание товаров со склада показывается по дебету счета. По кредиту операции не предусмотрены. Хотя можно раз в месяц показывать по кредиту одной общей накопленной суммой потерь списание на финансовые результаты в корресподенции со счетом 4500, пока не предусмотрено другого счета, например 8000 (прибыль/убытки). В следующих моделях этот счет добавим.

Счет 4500 - отражает виртуальную отгрузку. А также предоставляет портирование не развитых далее проводок некоторых операций. Технически является заглушкой учетной среды во внешний мир для поддержания принципа двойной записи.

Счет 5000 - отражает наличные платежи в оплату товаров. По дебету счета показываются наличные платежи от покупателей товаров, по кредиту - наличные платежи в адрес поставщиков товаров.

Счет 5100 - отражает безналичные платежи в оплату товаров. По дебету счета показываются безналичные платежи от покупателей товаров, по кредиту - безналичные платежи в адрес поставщиков товаров.

Счет 6000 - отражает взаиморасчеты с поставщиками товаров. По дебету счета показываются платежи в адрес поставщиков товаров, по кредиту - показывается отгрузка товаров от поставщиков.

Счет 6200 - отражает взаиморасчеты с покупателями товаров. По дебету счета показывается отгрузка товаров в адрес покупателей товаров, по кредиту - показываются платежи от покупателей.

Аналитика системных счетов

Для получения требуемой детализации информации и возможности подведения итогов по объектам учета добавим следующую аналитику в системные счета:

Счет 4100 "Товары на складе"

Счет 4200 "Товары проданные"

Счет 4300 "Инвентаризация"

Счет 4400 "Потери"

Счет 5000 "Касса"

Счет 5100 "Банк"

Счет 6000 "Взаиморасчеты с поставщиками"

Счет 6200 "Взаиморасчеты с покупателями"

Учетные документы

Поступление товаров на склад будет производиться по учетному документу "Накладная ПРИХОДА", в котором указывается поставщик и код склада для товаров.

Отпуск товаров со склада на сторону будет производиться по учетному документу "Накладная ОТПУСКА", в котором указывается покупатель и код склада товаров.

Передача товаров между складами будет производиться по учетному документу "Накладная ПЕРЕДАЧИ", в котором указываются склад 1 и склад 2 для перемещения товаров.

Списание товаров в потери будет производиться по учетному документу "Накладная СПИСАНИЯ", котором указывается код склада товаров.

Инвентаризация товаров на складе будет производиться по учетному документу "Накладная ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ товаров", котором указывается код склада, в предмете по выбранным товаров вводится фактический остаток, а недостача или излишки по нему расчитываются автоматически на дату документа по данным учета.

Поступление наличных платежей от покупателей будет производиться по учетному документу "ПРИХОД кассы", в котором указывается покупатель и накладная отфактуровки (отпуска).

Выполнение наличных платежей в адрес поставщиков будет производиться по учетному документу "РАСХОД кассы", в котором указывается поставщик и накладная отфактуровки (прихода).

Поступление безналичных платежей от покупателей будет производиться по учетному документу "ПРИХОД банка", в котором указывается покупатель и накладная отфактуровки (отпуска).

Выполнение безналичных платежей в адрес поставщиков будет производиться по учетному документу "РАСХОД банка", в котором указывается поставщик и накладная отфактуровки (прихода).

Автоматические операции

При вводе и проведении учетных документов складской среды выполняются следующие автоматические операции :

Перейти в оглавление статей