Автоматизация учета

Построения системных счетов

При разработке задач в рамках той или иной системы учета всегда встает вопрос - как построить системные счета, чтобы в результате прикладное решение было оптимальным. А именно - потребляло минимум технических ресурсов, первичный документооборот удобно, быстро и надежно вводился в базу через интерфейс пользователя, самих пользователей для ввода информации было как можно меньше, а степень их компетенции ниже, все необходимые отчеты и запросы собирались, как можно быстрее, а актуальность информации в них была высокой.

Решение всех этих противоречивых требований в значительной степени зависит от построений системных счетов, от правильности их функциональной привязки к важнейшим точкам хозяйственных процессов предприятия, от выбора адекватных схем движения (проводок) между счетами и от аналитической структуры системных счетов. Другими словами, построения системных счетов на начальном этапе проектировании учетных задача, неважно - одной или нескольких, должны создавать надежный "фундамент" учетного пласта базы, над которым будет дальше производится надстройка всех других элементов системы учета: документов, справочников, отчетов, запросов, процессов обработки.

С этой точки зрения, желательно, чтобы этот учетный пласт в дальнейшем при содании базы не менялся. Или менялся незначительно. Иначе придется слишком много вносить изменений в базу данных в отношений элементов надстройки. Поэтому все построения системных счетов должны тщательно продумываться, и не один раз до завершения ТЗ, прежде чем начать создавать реальную базу системы учета.

Рассмотрим в этой и следующих статьях некоторые важные элементы и способы построений системных счетов на примере конкретных задач.

Счета-заглушки

В замкнутых системах учета с небольшим набором счетов трудно обойтись без счетов-заглушек. Эти маленькие по структуре, но очень полезные счета обеспечивают поддержку одного из принципов учета, а именно - двойной записи по хозяйственным операциям, когда одна из сторон этих операций не ведется или малоинтереcна в данной учетной среде.

Счет 99 "Заглушка"

Структура счета-заглушки обычно стандартная (см.выше) - состоит из документального блока и основной единицы учета - суммы в рублях. Количество заглушек в учетной может любым - все зависит от схемы проводок. Но в небольших задачах может быть и один общий счет-заглушка. Приведем пример складской среды из двух счетов: складского и заглушки, с описанием всех выполняемых операций. В этом примере счет-заглушка (Счет 99) имеет функциональное наименование, отражающее его потенциальное, но не реализованное назначение.

ПРИМЕР. Простая складская среда.

Счет 41 "Товары на складе"

Счет 99 "Поставщики/Клиенты"

Оборот товара на складе

В этом примере видно, что для данной учетной среды будут выполняться все основные складские операции операции в двух единицах учета (количество и сумма прихода). Аналитические возможности среды - ведение оборотов и остатков в разрезе Складов и Тоаров. Все отношения с поставщиками и клиентами "заглушены". Также "опущен" на заглушку поток списания товара. В такой среде вполне можно вести простой учет товаров, если не ставятся другие требования. Например - партионный учет. В этом случае придется добавить в аналитику сч.41 атрибут - Номер партии, совпадающий с номером накладной прихода. А можно наоборот - еще упростить среду. Например, с целью ведения только количественного учета убрать из сч.41 и сч.99 атрибут - Сумма.

Тразитные счета

При обработке (проведении) сложных документов, имеющих один или несколько предметов (табличных частей), возникает проблема избыточных проводок. Дело в том, что, когда по каждой записи предмета документа выполняется проводка, одна её половина может отражаться в системном счете, аналитика которого заполняется значениями только общей части документа. А значит будет одинаковой для всех порожденных записей. Т.е. от каждого документа на счете будет множество (по числу строк в предмете) одинаковых по аналитике записей с разными суммами, общий итог которых равен общей сумме документа. Например, если мы обрабатываем приход товара по документу "Накл.прихода" из 5 строк в предмете и выполняем следующие проводки:

мы получим на счетах 41 и 60 по 5 оборотных записей со ссылкой на данный документ прихода. Если на сч.41 эта ситуация правильная, поскольку соответствует задаче счета - анализу товародвижения на складе, то на счете 60 - это явная избыточность и, как следствие, перегрузка оборотных отчетов ненужными дублирующими строками. Здесь по-хорошему должна быть одна запись (вместо 5) по коду поставщика и общей суммой документа прихода. Что делать в таких случаях ?

Есть только один правильный способ решить эту проблему с полным соблюдением всех принципов учета. Это ввести в систему учета один несколько тразитных счетов с простейшей структурой, как в случае счетов-заглушек, и обеспечить тразитное движение через них по принципу "воронки" или, иначе - "одна проводка ко многим". Добавим в наш пример прихода товара такой счет - пусть его номер будет 45, и получим следующую схему проводок:

Как мы видим ситуация кардинально изменилась. В оборотных записях сч.41 и сч.60 обспечена и корректную аналитичность и неизбыточную детальность. А сч.45, выполняющий такую транзитную функцию может быть вообще скрыт от пользователя. И что приятно, стоимостной баланс при использовании тразитных счетов никогда не будет нарушен.

Перейти в оглавление статей