Автоматизация учета

Автоматизация раскрутки затрат.

Автоматизация раскрутки затрат в общем виде решает задачу распределения косвенных затрат вышестоящего аналитического уровня между объектами учета нижестоящего аналитического уровня. Количество уровней определяется иерархической структурой центров и/или объектов затрат предприятия. Для доведения всех косвенных элементов затрат до объектов нижнего уровня N требуется в общем случае N-1 процессов раскруток затрат.

Например, если структура объектов затрат производства состоит из подразделений и номенклатуры продукции (услуг), то 1-й уровень - это само производство, 2-й уровень - это подразделения, 3-й уровень это номенклатура продукции (услуг). Таким образом для доведения косвенных элементов затрат, отнесенных учетной политикой на производство в целом, необходимо провести раскрутку этих затрат сперва между 1 и 2 уровнем, затем между 2 и 3 уровнем. В итоге в себестоимость конкретной продукции (услуги) помимо прямых затрат вольются элементы по статьям косвенных затрат производства, что даст объективную величину производственной стоимости изделия или услуги.

Основные понятия

Сумма раскрутки - это исходная денежная сумма элемента (статьи) затрат текущего уровня N, подлежащая распределению среди объектов затрат следующего уровня N+1.

База раскрутки - это общая сумма прямых затрат всех объектов текущего уровня, на которые будет выполняться раскрутка элементов затрат предыдущего уровня. Используется для расчетов пропорций раскрутки каждого объекта затрат.

Объекты раскрутки - это объекты затрат (не обязательно все), определенные в качестве потребителя данного элемента (статьи) затрат предыдущего уровня. И разумеется - имеющие ненулевую сумму прямых затрат.

Способ раскрутки - определяет пропорции распределения элементов (статьи) затрат текущего уровня N среди объектов затрат следующего уровня N+1. Обычно используется раскрутка прямо пропорционально сумме прямых затрат каждого объекта раскрутки. Реже используются другие пропорции, связанные с неденежной базой раскрутки.

Алгоритм раскрутки

Для сквозного примера алгоритма раскрутки используем 5 статей косвенных расходов производства, которые необходимо распределить между 3 подразделениями, каждое из которых выпускает 4 вида продукции.

Этап 1 - Для текущего уровня формируется список элементов (статей) затрат с конкретными суммами, подлежащих раскрутке на следующем уровне. Для самого верхнего - 1-го уровня иерархии это просто список косвенных расходов предприятия, суммы которых должны быть отнесены на объекты производства. Для следующих уровней - немного сложнее. Например :

Список элементов затрат 1-го уровня (производство).

Этап 2 - Формируется список объектов затрат следующего уровня. Этот список содержит суммы прямых затрат для каждого объекта. Предполагается, что к этому моменту все прямые затраты по всем статьям, уже доведены до соответствующих объектов (подразделений) обработкой первичных документов. Например :

Список объектов и прямых затрат 2-го уровня (подразделения).

После формирования этого списка производится подсчет прямых затрат ВСЕГО по всем подразделениям. В нашем примере это 600 000 рублей. Это величина и будет базой раскрутки.

Этап 3 - Определяем коэффициент пропорциональности для каждого подразделения, как отношение его суммы прямых затрат к базе раскрутки.

Коэффициенты пропорциональности объектов 2-го уровня.

Обращаем внимание, что сумма всех коэффициентов должна быть равна 100%, но практически это недостижимо из-за известных ограничений точности операций деления. В результате при раскрутки обязательно появится нераспределенный остаток, который далее будет принудительно распределен путем "корреляции максимального элемента".

Этап 4 - Выполняем раскрутку элементов затрат 1-го уровня на объекты затрат 2-го уровня следующим образом. Для каждого элемента затрат (статьи) его сумму умножаем на коэффициент пропорциональности объекта и добавляем строку в таблицу косвенных затрат объектов 2-го уровня.

Таблица косвенных затрат объектов 2-го уровня.

Одновременно расчитываем сумму корреляции максимального элемента. Этот довесок позволит полностью соблюсти баланс исходных и распределенных затрат с точность до рубля. И тем самым в учетной среде при выполнении проводок по этим расчетным данным будет также соблюден и бухгалтерский баланс.

Этап 5 (Аналог этапа 1) - Формируем общую таблицу косвенных и прямых затрат объектов 2-го уровня в разрезе ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ+СТАТЬЯ. Все эти затраты будут являться косвенными для объектов следующего 3-го уровня.

Общая таблица косвенных и прямых затрат объектов 2-го уровня.

На данном этапе аналогично этапу 1 мы получили список элементов затрат по подразделениям, подлежащих дальнейщей раскрутке на объекты следующего 3-го уровня (продукция). Но с одним важным уточнением на иерархическую подчиненность - строго в рамках соответствующих объектов предыдущего уровня, т.е подразделений.

Этап 6 (Аналог этапа 2) - Формируется список объектов затрат 3-го уровня. Этот список содержит суммы прямых затрат для каждого объекта (продукция). Предполагается, что к этому моменту все прямые затраты по всем статьям, уже доведены до соответствующих объектов (продукции) обработкой первичных документов. Например :

Список объектов и прямых затрат 3-го уровня (продукция).

После формирования этого списка производится подсчет прямых затрат ВСЕГО по каждому подразделению. Эти величины и будут базами дальнейшей раскрутки элементов затрат подразделений на их продукцию.

Далее повторяются этапы 3,4,5 в рамках каждого подразделения, в результате чего мы получим постатейную таблицу прямых и косвенных затрат для продукции каждого подразделения, аналогичную таблице этапа 5 (см.выше), только с добавлением колонки "Продукция". В итоге по каждой номенклатуре продукции (услуги) мы получим исчерпывающий состав и величину производственных затрат или иначе себестоимости продукции (услуги).

Замечания

В настоящей методике используется принцип строгой иерархии объектов затрат. Но можно путем несложной доработки организовать более сложные способы распределения затрат, в т.ч. по горизонтальным связям между структурными подразделениями предприятия.

В случае, если продукция имеет количественную характеристику, в иерархию объектов затрат необходимо добавить следующий уровень - Партия продукции. И формировать все прямые затраты в учетной среде с обязательным указанием номера партии.

В любом случае, при любых самых сложных конструкциях для сохранения целостности данных и баланса стоимостей необходимо на каждом цикле раскрутки затрат обязательно использовать принцип "корреляции максимального элемента".

Перейти в оглавление статей