Автоматизация учета

Виды систем учета

Чисто исторически автоматизированные системы учета появились вначале как продолжение их предшественников - "автоматизированных рабочих мест", предназначенных для обслуживания общих информационных потребностей предприятия. Это сильно повлияло на архитектуру первых систем учета, которые состояли из рабочих мест сотрудников того или иного участка бухгалтерского учета. Слабо связанные или совсем не связанные такие рабочие места практически не имели общей базы данных или её заполнение производилось только периодически по специальным процедурам слияния.

Понятно, что в такой архитектуре было много изъянов с точки зрения оперативности учетного процесса и управления предприятием в реальном режиме времени. Но на тот момент развития компьютерной техники (90-е годы) на большое расчитывать не приходилось. Сетевые технологии были не совершенны, а компьютеры малопроизводительны. Тем не менее, уже в то время стали появляться первые системы с альтернативным подходом к организации учетных систем.

Это подход заключался в организации единого учетного пространства - базы данных, в которой отражались в виде проводок все совершаемые хозяйственные операции со всех участков бухгалтерского учета одновременно. Аналитические признаки в проводках имели универсальный характер и трактовка их значения зависела от счета к которому они относились. Чаще всего это были символьные имена субсчетов и субсконто. Далее с помощью отчетов производилась выборка информации из такой базы в необходимых разрезах с подведением итогов и подитогов.

В первых таких системах база представляла собой огромную таблицу (по ширине и длине), обработка которой при накоплении большого объема данных становилась очень медленой. Но для небольших объемов информации это давало единую и надежную среду реального режима работы для всех пользователей. В дальнейшем с развитием информационных технологий концепция единого учетного и информационного пространства взрывным образом завоевала рынок и стала основной в любой области автоматизации предприятия, в т.ч. и в области учета. Сейчас такое пространство это мощная база данных со множеством связанных таблиц, образующих прикладные объекты и методы учета.

Средства разработки автоматизированных систем позволяют организовывать учетную среду, как с полным соблюдением принципов учета, так и без них. Во втором случае это означает создание разновидностей сиcтем учета, которые, успешно решая частные задачи, жертвуют некоторыми принципами. Такой подход на практике имеет широкое распространение, что не всегда допустимо и правильно. Особенно если автоматизация учета преследует на каком-то этапе развития главную цель - создание единой информационной среды управления предприятием.

Замкнутая система учета

Замкнутая система учета полностью поддерживает принцип двойной записи по всем выполняемым и отражаемым в базе хозяйственным операциям. Это позволяет иметь абсолютно точный оборотный стоимостной баланс учетной среды и, как следствие, возможность получения точных и достоверных бухгалтерских и управленческих отчетов. А также возможность перекрестной проверки по счетам и быстрый поиск ошибочных или отсутствующих учетных документов.

Поддержание замкнутого характера система учета имеет смысл даже при минимальном документообороте и небольшом количестве учетных счетов, например, как в случае чисто складского учета. Почему ? Замкнутая система учета легко модифицируется в более сложные учетные системы в силу наличия пласта учетной информации (проводок), уже привязанной к документам, и с подходящей или требующей минимального развития аналитикой.

В случае небольшого количества учетных счетов для реализации замкнутой системы можно использовать так называемые "счета-заглушки" с минимальной аналитикой, состоящей из номера и даты документа. Это позволяет чисто формально "опускать" концы проводок на эти счета, а не "рвать" и "вешать" их в воздухе. Тем самым обеспечивается корректная граница между данной учетной среды и внешним миром, в котором предполагается продолжение учета другими средствами, или - временно отсутствие такого.

Разорванная система учета

Разорванная система учета в отношении некоторых счетов может не поддерживать принцип двойной записи, когда среда небольшая и обслуживает один или несколько участков учета с небольшим оборотом. А результаты этого учета не предполагается куда-то передавать или сверять по документам. Такой подход конечно упрощает жизнь программистам, но не является правильным по соображениям, изложенным выше.

Разорванная система учета может не только не поддерживать принцип двойной записи, но в крайнем случае может вообще не иметь учетных счетов. Например, учетная среда зарплаты может состоять только из справочников, выполняющих роль расчетных регистров, и нескольких документов. Но в таком случае это будет уже не учетная среда, а расчетная - т.е. автоматизированное рабочее место расчета зарплаты для автономных целей.

Часто разорванные системы учета создаются и в больших базах, но ненамеренно. Причина банальна - дефицит времени на: проработку учетной среды, создания полноценной методики учета, детального ТЗ для программистов. А самое главное - не так много исполнителей и заказчиков, разбирающихся в этом вопросе на должном уровне.

Усеченная система учета

Уcеченная система учета может использовать не все разделы Плана счетов. А количество самих счетов может быть сведено к минимуму, достаточному для реализации учетной политики. Это в первую очередь относится к управленческому учету, где нет законодательных ограничений на состав и структуру счетов. В крайних случаях такие усеченные системы учета сводятся к наличию нескольких ключевых счетов, например: касса, банк, затраты и расчеты. Эти мини-системы вполне успешно могут закрывать потребности малых предприятий и предпринимателей.

В общем случае любой управленческий учет требует в той или ной степени усеченной системы учета. Но здесь желательно придерживаться чувства меры и не отказываться огульно от известных разделов Плана счетов. План сам по себе - это уже ценный системный классификатор узлов денежных и материальных потоков предприятия. Его надо использовать на всю катушку и только при необходимости добавлять недостающую специфику в виде новых счетов.

Но даже в уcеченных системах учета управления предприятием крайне важно корректно отражать активы и пассивы предприятия по имеющимся счетам. Не допускать "бездумное" использования только одних активных или одних пассивных счетов. Это в корне неправильно. И это может существенно затруднить в дальнейшем адекватную обработку учетных данных и их правильную трактовку в отчетах и отчетности, в т.ч. в стоимостном балансе.

Перейти в оглавление статей