Автоматизация учета

План счетов

Иерархия счетов

В бухгалтерском учете исторически была принята и активно использовалась в эпоху бумажной технологии следующая иерархия типов счетов: синтетические счета, субсчета, аналитические счета. Такая пирамидальная структура обеспечивала: 1) возможность создания и обслуживания множества объектов учета разного аналитического вида 2) простоту консолидации информации счетов в балансах и отчетах (отчетности). В настоящее время часть этих понятий является рудиментом и их использование в учетных системах скорее дань традициям, чем насущная необходимость. Современные информационные технологии позволяют более эффективно решать аналитические задачи учета и консолидации их информации другими, ранее недоступными способами.

Синтетические счета - это счета, на которых производится укрупненная группировка и учет движений активов и пассивов предприятия в денежном измерении. Именно в денежном, поскольку в других измерениях это просто не будет иметь смысла, даже если мы очень захотим. Например, вести учет количества мешков цемента вместе с кирпичами. Данные синтетических счетов используются для бухгалтерского баланса предприятия и других форм бухгалтерской и финансовой отчетности.

Субсчета - это счета второго порядка, которые открываются в рамках синтетических счетов для группировки учетных данных по их предметной принадлежности. Например, к счету 10 "Материалы" могут быть открыты субсчета 10-1 "Сырье", 10-2 "Полуфабрикаты", 10-3 "Топливо". Учет на субсчетах также ведется только в денежном измерении.

Аналитические счета - это дополнительные счета следующего порядка, которые открываются в рамках синтетических счетов или субсчетов для более детального ведения информации. Аналитический учет может вестись в двух измерителях: натуральном (количественном) и денежном (стоимостном). Аналитические счета открываются для учета различных видов материалов, затрат, продукции, видов услуг, видов налогов, видов начислений, видов расчетов.

Между синтетическими счетами (субсчетами) и аналитическими счетами существует следующая взаимосвязь:

• Если синтетический счет активный (пассивный), то и аналитические счета, относящиеся к нему, также активные (пассивные).

• Сальдо (остаток) синтетического счета должно быть равно сумме сальдо (остатков) всех открытых к нему аналитических счетов.

• Оборот по дебету (кредиту) синтетического счета должен быть равен сумме оборотов по дебету (кредиту) открытых к нему аналитических счетов.

Забалансовые счета

Забалансовые счета - предназначены для учета имущества (ценностей), не принадлежащего предприятию, но временно находящегося в его пользовании или распоряжении. Например: арендованное имущество, ценности на ответственном хранении. Ведение забалансовых счетов обусловлено требованием бухгалтерского учета об обособленном учете имущества, являющегося собственностью предприятия, от имущества других юридических лиц, находящегося у данного предприятия.

Бухгалтерский учет на забалансовых счетах ведется по упрощенной системе без использования принципа двойной записи. Отметим, что это не требование, а лишь право, которое при большом количестве счетов может серьезно запутать учетную картину этого забалансового пласта. Так что не стоит ради этого права нарушать "святой" принцип двойной записи. Лучше создать счета-заглушки или простые расчетные счета, с которых показывать приход извне или расход на сторону.

План счетов бухгалтерского учета

Состав и количество применяемых синтетических счетов устанавливается законодательно в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия. План счетов представляет собой группировку и номенклатуру счетов и субсчетов для отражения финансово-хозяйственных операций в бухгалтерском учете. План счетов является обязательным для применения всеми предприятиями независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.

План счетов содержит номера и наименования синтетических счетов и субсчетов. А также содержит перечень возможных забалансовых счетов. Представленные в плане синтетические счета сгруппированы в тематические разделы. Например:

• Раздел 1. Основные средства, вложения.

• Раздел 2. Производственные запасы.

• Раздел 3. Затраты на производство.

• Раздел 4. Готовая продукция.

• Раздел 5. Денежные средства.

• Раздел 6. Расчеты.

• Раздел 7. Капитал.

• Раздел 8. Финансовые результаты.

• Забалансовые счета.

В утверждаемой инструкции по применению Плана счетов разъясняется назначение счетов, структура субсчетов, экономическое содержание отражаемых в них фактов, раскрывается порядок учета наиболее распространенных хозяйственных операций, указываются возможные корреспонденции счетов. Надо отметить, что Инструкция не является сводом жестких правил, регламентирующих каждое действие бухгалтера, а является методическим пособием для построения собственной системы учета на конкретном предприятии.

Рабочий план счетов

Каждое предприятие на основе План счетов разрабатывает и использует рабочий план счетов, который отражает специфику его хозяйственной деятельности. В рабочий план счетов включаются только те счета, которые необходимы для учета наличия и движения средств данного предприятия и их источников, а также конкретных хозяйственных операций.

Для специфических хозяйственных операций предприятия могут вводить в рабочий план дополнительные синтетические счета, используя свободные номера Плана счетов. Предприятия могут уточнять назначение и содержание отдельных субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета. На малых предприятиях может использоваться сокращенный рабочий план счетов.

Для целей управленческого учета предприятия могут создавать любые рабочие планы счетов и в любом количестве. Но их основой в любом случае должен быть методический образец - План счетов бухгалтерского учета. Этот фундамент единобразия и стандартов понятий необходимо сохранять в любых построениях и моделях успешного управленческого учета.

Существенные выводы

Компьютерная система учета должна иметь средства создания синтетических счетов, независимые таблицы которых связываются с номерами и именами счетов и субсчетов только в справочнике План счетов. Такой подход в общем случае позволит: 1) создавать аналитику любой предметности и глубины в каждом счете независимо от других счетов; 2) "проецировать" разнотипные структуры счетов на соседние субсчета в рамках одного синтетического счета рабочего плана.

Компьютерная система учета может иметь универсальную упрощенную систему задания аналитики (аналитических счетов), основанную либо на длинных именах субсчетов, либо с использованием субконто (шифры счетов следующего порядка). Но лучшим решением для сложного учета будет внедрение в таблицы счетов необходимых аналитических атрибутов, возможные значения которых контролируются соответствующими справочниками системы. Такой подход поднимает учетную систему на уровень корпортивной информационной базы с возможностями, выходящими за рамки только бухгалтерского учета. Это уже платформа управления предприятия, где все аналитические сущности предприятия раскрываются в одной терминологии и нотации, понятной всем потребителям информации от бухгалтера до руководителя.

Компьютерная система учета должна иметь возможность создания любого количества счетов и планов счетов. Дело в том, что при развитии предприятия и соответственно его системы учета происходит непрерывный процесс расширения сфер учета, его масштаба и детальности. Нарабатывается большой методический "багаж" управленцев. Возникает желание качественного охвата учетом всех подразделений и бизнес-процессов. Система учета, как первоисточник управленческой информации, постепенно вырастает в полноценную систему управления предприятия, если не возникают ограничения по количеству счетов и сложности их аналитической структуры.

Перейти в оглавление статей