Автоматизация учета

Система счетов

Счета

Счет - это способ накопления, группировки и анализа информации о составе и движении имущества организации, источников формирования имущества и произведенных хозяйственных операциях. В бухгалтерском учете для каждого вида активов и пассивов вводится отдельный счет. Счета, соответствующие видам активов называются активными. Счета, соответствующие видам пассивов - пассивными.

Каждому счету присваивается номер и наименование в соответствии с видов активов или пассивов, информация по которым на нем ведется. Структура счета имеет две стороны. Левая сторона называется ДЕБЕТОМ счета, правая сторона - КРЕДИТОМ счета. По дебету отражаются записи о поступлении средств на счет, по кредиту - записи о списании средств со счета. Эти записи называются ОБОРОТАМИ счета по дебету и кредиту. Или - дебетовыми оборотами и кредитовыми оборотами.

Операции

Каждая финансово-хозяйственная операция выражается через изменения в активах и(или) пассивах предприятия. Все изменения активов и пассивов фиксируются на соответствующих счетах. При этом действует следующее правило.

АКТИВЫ - Увеличение активов на некоторую сумму отражается записью этой суммы по дебету активного счета. Уменьшение активов на некоторую сумму отражается записью этой суммы по кредиту активного счета.

ПАССИВЫ - Увеличение пассивов на некоторую сумму отражается записью этой суммы по кредиту пассивного счета. Уменьшение пассивов на некоторую сумму отражается записью этой суммы по дебету пассивного счета.

В бухгалтерском учете приняты термины дебетовать счет, кредитовать счет. Что означает записать эту сумму на счет дебета или кредита, и тем самым изменить его состояние. Результирующие изменения по счету в отчетном периоде определяются подсчетом всех сумм оборотов по дебету и кредиту. Эти изменения используются в расчете важного показателя счета - сальдо.

Сальдо

Разность итогов всех сумм по дебету и кредиту называется ТЕКУЩИМ сальдо счета на момент его расчета. Если сальдо расчитано на начало отчетного периода, такое сальдо называют НАЧАЛЬНЫМ или вступительным. Если сальдо расчитано на конец отчетного периода, такое сальдо называют КОНЕЧНЫМ. В другой не менее популярной бухгалтерской териминологии сальдо называется остатком по счету.

Для активных и пассивных счетов сальдо подсчитывается по разному:

САЛЬДО акт.счета = НачСальдо +(ОборотДебета - ОборотКредита)

САЛЬДО пас.счета = НачСальдо +(ОборотКредита - ОборотДебета)

При открытии счетов в начале отчетного периода конечное сальдо по каждому счету на предыдущий отчетный период становится его начальным сальдо. Это сальдо не подлежит никаким изменениям и участвует только в расчетах сальдо текущего отчетного периода, как начальная постоянная величина.

Причина такого подхода проста. После закрытия отчетного периода, проверки и выверки информации счетов, все конечные сальдо по счетам попадают в соответствующие разделы баланса и другой отчетности предприятия. Эти итоговые документы являются основой для фискальных и других целей государства и не могут быть изменены в принципе. Если же возникает необходимость какой-либо корректировки информации в прошлых отчетных периодах, то это делается в действующем периоде с использованием новых отрицательных (сторнировочных) записей в оборотах счетов.

Активно-пассивные счета

Существуют счета, которые могут иметь как дебетовое, так и кредитовое сальдо. Такие счета называются активно-пассивными. Активно-пассивные счета предназначены для отражения хозяйственных операций, в результате которых могут изменяться как пассивы, так и активы. Например: счета учета реализации, учета финансовых результатов, учета расчетов.

Активно-пассивные счета могут иметь ОДНОСТОРОННЕЕ сальдо: дебетовое или кредитовое. В этом случае весь счет целиком расчитывается и в зависимости от итоговых суммы дебета и кредита сальдо сворачивается к макcимальной из этих сторон. Конечное сальдо таких счетов может отражаться как в активе, так и в пассиве баланса, но только в одной из частей баланса.

Активно-пассивные счета могут иметь РАЗВЕРНУТОЕ сальдо: дебетовое и кредитовое одновременно. Этот более сложный случай имеет место, когда есть желание или необходимость (из учетной политики) в рамках одного счета показывать отдельно сальдо по дебету и кредиту счета для всех объектов расчета внутри счета. Например: для юридических лиц необходимо показывать отдельно дебиторскую и кредиторскую задолженность, которые не могут быть взаимно погашены. Дебетовая часть развернутого сальдо такого счета показывается в активе баланса, кредитовая - в пассиве баланса.

Существенные выводы

Компьютерная система учета должна иметь настройку для каждого счета, определяющих специфику их обработки и контроля. В первую очередь это должен быть статус счета: Активный, Пассивный, Активно-Пассивный. Причем нельзя допускать изменение этих статусов в середине отчетного периода - только в начале. Кроме этого для каждого счета желательно определять в какую строку или раздел баланса/отчетности его итоговая информация (оборот или сальдо) может попадать.

В составе таблиц счетов (регистров) должны быть атрибуты, выполняющие в комбинации роль адреса выполняемой корреспонденции в операции. А именно, счет дебета и счет кредита. Этот адрес в одном из этих атрибутов будет содержать значение данного счета и тем самым показывать системе, какая эта запись: ДЕБЕТОВАЯ или КРЕДИТОВАЯ. Такой подход существенно ускоряет обработку информации и исключает структурную избыточность таблицы счета.

Тем не менее, для абсолютного "распознавания" оборотных записей, например, внутри счета (при наличии таких корреспонденций), необходимо иметь в структуре счета атрибут статуса записи - дебетовая это запись или кредитовая. Иначе две записи (половинки) одной проводки в таблице счета могут оказаться полностью идентичными. Что сделает невозможныи их адекватную обработку.

В компьютерной системе учете сальдо на начало для каждого счета желательно хранить в отдельной таблице с детализацией по всем аналитическим объектам учета. Эти значения являются константами для текущего отчетного периода в отличии от оборотной таблицы счета, которая может динамически сильно меняться. Такой подход увеличивает скорость обработки информации внутри отчетного периода.

Перейти в оглавление статей