Автоматизация учета

Объекты и методы учета

Объекты учета

Предметом бухгалтерского учета является финансово-хозяйственная деятельность предприятия, объекты которого в самом общем виде можно разделить на три основные группы (см.ниже). Одни объекты учета (группа 1 и 3) отражают статику ресурса (наличие), другие объекты учета (группа 2) отражают динамику (процесс) создания и расчетов за ресурс.

1. Имущество и производственные ресурсы, которые находятся в собственности или ведении предприятия:
   • Материалы, запасы.
   • Основные средства.
   • Нематериальные активы.
   • Оборотные средства.
2. Хозяйственные операции (действия), приводящие к изменению в имуществе или в источнике формирования имущества, а именно:
   • Приобретение сырья, материалов, работ, услуг.
   • Производство продукции (работ, услуг).
   • Реализация продукции (работ, услуг).
   • Получение и погашение заемных средств.
   • Расчеты с поставщиками, подрядчиками, покупателями, работниками.
   • Расчеты с бюджетом по налогам и сборам.
3. Источники формирования имущества предприятия:
   • Собственный капитал.
   • Обязательства перед кредиторами.
   • Полученная прибыль.

Но с точки зрения обработки информации объект учета является консолидирующей сущностью, за которой ведется наблюдение всеми методами бухгалтерского учета (см.ниже). А основным инструментом такого наблюдения является аналитическая структура учетного счета. Чем сложнее объект учета с точки зрения его свойств, а значит и идентификации, тем глубже и детальнее требуется аналитика счета и подпитывающий её докуменооборот.

Методы учета

Под методом бухгалтерского учета понимается совокупность способов и приемов обработки информации, позволяющих осуществлять функции контроля, анализа и управления хозяйственной деятельностью предприятия. Известны четыре основных метода учета:

Документирование - процесс документального подтверждения фактов хозяйственной деятельности. Заключается в своевременном оформлении всех хозяйственных операций оправдательными документами, которые должны полно и достоверно отражать суть операции. Эти документы, правильно составленные по установленным формам являются первичными документами, на основании которых и ведется бухгалтерский учет.

Инвентаризация - способ проверки достоверности данных учета о наличии и составе имущества и денежных обязательств предприятия. В ходе инвентаризации устанавливается и документально подтверждается фактическое наличие, состояние и оценка имущества и денежных обязательств. В результате инвентаризации либо подтверждаются данные учета, либо выявляются неучтенные ценности, потери, хищения и недостачи.

Калькуляция - способ определения себестоимости продукции (работ, услуг) на основе учетных данных о затратах на производство. Калькуляция себестоимости осуществляется на основе нормативных актов, устанавливающих состав затрат на производство и реализацию продукции, включаемых в себестоимость. Эти акты регулируют возможный состав и содержание калькуляционных статей. Величина себестоимости влияет на обоснованное установление продажной цены, определение финансового результата и принятие управленческих решений.

Оценка - процесс получения обобщающих показателей для отражения имущества, источников его формирования и хозяйственных операций в бухгалтерском учете и отчетности. Таким показателем является денежное выражение. Принципы денежной оценки устанавливаются законодательно.

Существенные выводы

Компьютерная система учета должна иметь в составе таблиц счетов (регистров) развитую систему аналитических признаков (атрибутов), выполняющих в комбинации роль идентификаторов объектов учета. Назовем их АНАЛИТИКОЙ УЧЕТА в даном счете. Аналитические атрибуты выполняют консолидирующую роль для всех движений, имеющих отношение к объекту учета, и тем самым делают возможным всесторонний анализ этого объекта в отчетах и отчетности. Глубина этого анализа будет ограничена только исходным составом аналитики, закладываемым в конкретный счет, исходя из предмета учета в данном счете. В различных счетах требуется разная глубина аналитики и атрибутивный состав - это должно быть предметом средств настройки в компьютерной системе.

Несмотря на то, что существует четыре метода учета, доминирущим является метод документирования. Более того, можно утверждать, что результаты других методов в конечном итоге оформляются также через документ, т.е используют метод документирования. Отсюда важный вывод - компьютерная система учета должна иметь возможность создавать набор необходимых учетных документов, в которых накапливается первичная учетная информация. Такой документ может соответствовать первичному бумажному аналогу или быть структурным объединением нескольких аналогов. В некоторых случаях аналогов может не быть совсем. Последнее характерно для некоторых задач управленческого учета, планирования, бюджетирования и др.сфер использующих парадигму учетной среды для решения сложных потоковых задач.

Компьютерная система учета должна иметь автоматизированные средства обработки документов с удобной настройкой схемы порождаемых проводок по учетным счетам. А в структуре любого счета должен быть обязательный атрибут, отражающий уникальный номер документа. Плюс атрибут вида документа. Эта важная пара атрибутов создаст однозначную связь между документами и слоем проводок (движений, остатков). И исключит любые искажения или ошибки в учете, опирающемся на метод документирования.

Важное замечание для разработчиков баз данных относительно уникальности номеров документов - эта уникальность должна быть "бесконечной" из года в год. Иначе будет нарушена ссылочная целостность по границам годов. А для уникальности в рамках года необходимо иметь второй номер документа (печатный номер), "обнуляемый" в начале года по правилам бухгалтерского учета. Правда, в случае использования учетной среды для иных целей вторым номером можно пренебречь.

Перейти в оглавление статей