Автоматизация учета

Задачи и пользователи

Основные задачи учета

Основные задачи бухгалтерского учета, несмотря на все их разнооборазие, многочисленность и важность, можно свести к следующим трем блокам:

Обеспечение достоверной информацией внутренних и внешних пользователей бухгалтерской отчетности предприятия для целей: 1) контроля за соблюдением действующего законодательства 2) контроля за их целесообразностью при осуществлении хозяйственных операций.

Обеспечение контроля наличия и движения имущества, выполнения обязательств, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными договорами, положениями, правилами, нормативами и сметами.

Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности предприятия и заблаговременное выявление внутренних резервов для обеспечения его финансовой устойчивости.

Пользователи учетной информации

Поскольку информация бухгалтерского учета обладает высокой степенью объективности и достоверности, вытекающей из основных понятий и принципов учета , она является крайне необходимой многим пользователям - юридическим и физическим лицам. Причем последние могут иметь минимальные знания о порядке её формирования, но достаточно высокие навыки её практического использования в личных целях или бизнеса, который они представляют. Пользователей учетной информации можно разделить на следующие основные группы:

Внутренние пользователи - руководители предприятия, служб, подразделений используют учетную информацию для целей оперативного управления предприятием:.

• Оценки целесообразности хозяйственных операций.
• Контроля за материальными и финансовыми ресурсами.
• Оценки финансового состояния предприятия.
• Предотвращения отрицательных результатов деятельности предприятия.
• Выявление внутрихозяйственных резервов предприятия.
• Принятие адекватных управленческих решений.

Заинтересованные пользователи - собственники предприятия (учредители и акционеры), инвесторы, кредиторы, поставщики, покупатели и др.котрагенты используют учетную информацию для собственных целей:.

• Оценки эффективности использования ресурсов предприятия его руководством.
• Определение перспектив развития предприятия.
• Оценки возможности возврата инвестиций.
• Оценки целесообразности предоставления кредита.
• Подтверждение надежности деловых связей.

Надзирающие пользователи - государственные и муниципальные органы, налоговые и финансовые органы, фонды соцстрахования, пенсионные фонды, органы государственной статистики, аудиторские организации используют учетную информацию для фискальных и проверочных целей:

• Контроля за правильностью расчета и уплаты налогов (сборов).
• Проверки соответствия представленных документов законодательству.
• Проверки правил ведения бухгалтерского учета.
• Статиcтичеcкого сравнения и обобщения по отраслям.

Существенные выводы

Компьютерная система учета, решая функциональные задачи рабочих мест (логику, интерфейс и т.п.) должна обеспечивать главное - ЕДИНУЮ информационную среду и базу данных, без которых невозможно однозначное решение глобальных задач учета. Разрозненные программы рабочих мест принципиально не могут обеспечить ведение достоверного и правильного учета. Использование всевозможных методов слияния информации разных программ всегда чревато систематическими ошибками учета, повышенной трудоемкостью ведения автоматизированного учета и, вообще, является самой худшей альтернативой единой среде учета.

Компьютерная система учета должна иметь развитые средства разделения прав доступа пользователей к различной информации и действиям над ней. Объектами доступа могут выступать: справочники, документы, отчеты, запросы, операции, обработки и т.п. Доступные действия над информационными объектами типа документ (справочник) должны включать следующий опциональный ряд: просмотр, добавление, изменение, удаление, копирование, печать, невидимость.

Желательно в компьютерной системе учета иметь возможность определять для каждого пользователя собственный контекст информационной среды, т.е. её кусочек, видимый только для него, и включающий необходимые только ему объекты среды в соответствии с его компетенцией и должностными обязаностями.

И еще один важный момент. Ошибки в учетной информация, как правило, имеют неприятные последствия для предприятия. И всегда есть желание выяснить - кто внес эти ошибки, когда, умышлено или нет. Поэтому крайне желательно иметь в составе компьютерной системы учета средства ведения протокола (слежения) за действиями пользователей над объектами единой среды. Эти средства могут работать постоянно или включаться на время для некоторых пользователей в период подозрений или проверок лояльности.

Перейти в оглавление статей