Автоматизация учета

Классика учета

Великое наследие

Для эффективной автоматизации учета необходимо на 100% использовать наследие бухгалтерских методов и принципов классического учета, накопленные за последние 400 лет. Но, естественно, с использованием всех возможностей по вводу и обработки данных, которые дают компьютерные технологии. И это утверждение не шутка. Трудно даже переоценить эффективность придуманного когда-то принципа формирования учетной информации по счетам в сочетании с двойной записью !

Эта гениальная по результату и простая по реализации идея дала возможность реализовать сетевую модель сообщающихся "сосудов" в условиях бумажной технологии (даже непечатной). Эта модель стала успешно решать задачи учета хозяйственных операций в субъектах экономики с потрясающей гибкостью и адекватной интерпретацией получаемых результатов. Причем за много лет интерпретация - структура и план счетов, многократно менялся. Но не менялся принцип этого первого в мире "виртуального компьютера" со своеобразной "нейронной сетью", работающего не на чип-сетах, а на обычной бумаге.

Статическая структура системы учета по сути является ориентированно-связным графом, где узлами являются хозяйственные счета, а дугами - потенциальные проводки, отражающие возможное движение между ними. Но, динамически, система учета гораздо более сложная математическая сущность, которая накапливает во времени и пространстве все потоки хозяйственных средств между различными точками (узлами, счетами), отражающих состояния этих самых средств. Причем возможность придавать любую степень детальности (аналитичности) в каждой точке исходя из предметных потребностей конкретной задачи учета делает эту систему потрясающе гибкой, абсолютно точной и исключающей какой-либо разрыв в целостности учетных данных.

Еще одно замечательное свойство классической системы учета - это её неограниченная масштабируемость и функциональность при решении сложнейших задач как по структуре, так и по объемам. Например, введение в структуру счета кроме аналитических атрибутов таких понятий, как измерение или единица учета, позволяют одним "махом" решать задачи многомерного анализа, недоступного в бумажной технологии. А использование в качестве атрибутов счетов уникальных кодов проводок и кодов документов позволяют отследить ("отсверлить") появление любого объекта учета (или части его стоимости ) с момента появления его в системе. А это уже эффективное решения задач "план-факт" и стоимостного анализа.

Существенные выводы

Из сказанного выше следует один важный вывод. Компьютерная система учета, а точнее её база данных должна иметь структуру, включающую таблицы всех необходимых счетов, и логику ввода данных в них, обеспечивающей принцип двойной записи. Накапливаемые в таком виде данные должны стать основным и единственным "пластом" учетной информации для всех отчетов и запросов пользователей базы. Т.е. проводки - это не "блажь" и формальность, а инструмент, обеспечивающий адекватный анализ и познание учетной действительности !

Если построить компьютерную систему на отрицании изложенного выше. И вводить только документы в базу, а проводки отражать где-то в краткой универсальной форме (таблице), не имея системы таблиц развернутых учетных счетов, мы получим следующее. Для получения аналитических и синтетических отчетов по счетам необходимо будет КАЖДЫЙ раз эмулировать где-то сборку учетной информации по имеющимся документам в том самом виде, который описан в предыдущем абзаце. И так по всем счетам. Иначе говоря, упрощая базу, Вы усложняете, а порой делаете невозможным получение быстрых и адекватных отчетов по любой учетной информации. Не говоря уже о потерянных возможностях повторной обработки "учетного пласта" для получения еще более уникальных результатов в задачах управленческого учета.

Таким образом в компьютерных учетных системах, использующих принципы классического учета, документ - это лишь интерфейс пользователя для ввода в удобном виде первичной информации, за которой может быть реальный бумажный аналог, а может и не быть. А может быть несколько. Главное - через документ пользователь вводит тщательно контролируемые данные в соответствии со своим уровнем компетентности, а система по документу "порождает" необходимое количество движений (проводок) между различными счетами в соответствии с разработанной учетной политикой. В этом случае обспечивается важнейший цикл правильной работы с учетной информацией: ДОКУМЕНТ - ДВИЖЕНИЯ - ОТЧЕТЫ - АНАЛИЗ - РЕШЕНИЯ - ДОКУМЕНТ.

Шавлюгин А.Г.

Перейти в оглавление статей